Lagring og formidling av plandokumentet

En individuell plan innholder personopplysninger av sensitiv art og skal derfor håndteres som dette. Planeier skal samtykke til hvem som får tilsendt kopier av planen eller har innsyn i den elektroniske planen. Dette er koordinators ansvar.

De som mottar kopi av en plan, eller tar utskrift av en nettbasert plan, skal oppbevare dette utilgjengelig for andre. Alle tjenesteytere skal oppbevare planen i tråd med de dokument- og arkivregler som gjelder på hans og hennes arbeidsplass.

Med dagens bruk av IKT-systemer skrives gjerne planedokumentet i et tekstbehandlingssystem, for eksempel "word". Hvis plandokumentet ligger som del av et fagsystem er data sikret inne i systemet og kan bare tas ut som papirutskrift som så må håndteres på sikker måte. Det samme gjelder nettbasert IP.

Problemet er hvis planen skrives i et vanlig tekstbehandlingssystem, for eksempel "word" på en lokal maskin, der data lagres lokalt på maskinen eller på ei minnepenn/CD og kanskje sendes mellom ulike aktører med vanlig e-post. Dette er ikke tillatt for tjenesteytere da det ikke fyller lovkravene til forsvarlig oppbevaring eller forsendelse av slike dokumenter.

Det er ikke like strenge regler for hvordan du som planeier skriver, oppbevarer eller sender din egen plan. Du har krav på informasjon om hva du risikerer av spredning av planinnhold hvis du selv velger å benytte usikret lagring og sending av din IP.

En papirbasert plan og samtykkedokumentet skal arkiveres etter enhetens normale regler.

En nettbasert IP eller en IP i et fagsystem er trygt lagret elektronisk. I SamPro er det bare samtykke-dokumentet som må skrives ut og arkiveres. Dette fordi signering ennå ikke kan gjøres digitalt.